LA NUEVA ERA DIGITAL

El teletrabajo es una práctica básica de gestión que le ha permitido a las empresas obtener ventajas tales como: Mantener la competitividad y atraer el talento, crecer o reducir el tamaño de su fuerza de trabajo en función de las tendencias empresarias, ahorrar costos generales y de salarios, y aumentar las ganancias.

Pero el trabajo remoto requiere de una sólida comunicación en línea, un almacenamiento de archivos y un plan de colaboración viable; es decir los ejecutivos y empleados deben compartir una visión sobre el teletrabajo y deben tener acceso a la misma información básica sobre detalles del proceso; así mismo, entre las herramientas más avanzadas que ayudan a los trabajadores remotos a sentirse cerca unos de otros, se incluye el chat en grupo, videoconferencias y el software de oficina virtual y telepresencia. Se debe aprovechar al máximo el tiempo en cámara web con gerentes y colegas para que conozcan a las personas con las que trabajan a distancia; cuando se trabaja con gente a nivel internacional se deben cuadrar horarios de trabajo debido a los diferentes husos horarios por país.

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También, las empresas con trabajadores a distancia deben elevar la moral de los trabajadores a distancia y celebrar reuniones en línea; son importante los mensajes cortos y dulces, de felicitaciones de cumpleaños, los cuales son relevantes cuando se está a distancia; es necesario reconocer el buen trabajo de los empleados que hacen trabajo remoto y las empresas deben expresar agradecimiento a los miembros del grupo virtual. Para llevar a cabo reuniones en línea sin contratiempos, tanto la empresa como el empleado debe tener conexión de internet robusta y estable y equipos de alta calidad, equipos de videoconferencia y auriculares con cancelación de ruido para eliminar el ruido de fondo. Las reuniones virtuales se deben grabar para los trabajadores que no puedan participar y evitar que los participantes hagan interrupciones al orador.

Aún así, algunas empresas temen que trabajar a distancia  perjudique la productividad, pero no es así, siempre y cuando se evalúe el cumplimiento de sus objetivos, de hecho los equipos remotos son más productivos por cuanto deben cumplir con métricas cuantificables.

Donde hay que hacer la transición al trabajo a distancia poco a poco y con cuidado. Scrum, es una parte de la metodología de proyectos ágiles, modelo que vale la pena seguir cuando la empresa adopte teletrabajo. Este es interactivo, implica pequeños hitos medibles que se construyen unos sobre otros, un equipo de planificación scrum se reúne después de cada hito, revisa el progreso y decide aprobar el enfoque, ajustarlo o intentar algo diferente.

Para que el teletrabajo sea exitoso, los trabajadores a distancia necesitan la tecnología, las herramientas y el software adecuados. La clave del éxito del teletrabajo es encontrar la combinación óptima de habilidades, herramientas y mentalidad. Para una máxima eficiencia, los trabajadores y los equipos remotos dependen de una comunicación clara y con gran ancho de banda; algunas alternativas son:

• Lluvia de ideas y planificación: Web Whiteboard. Rápida y fácil colaboración en línea. Dropbox Paper: Proporciona espacio de trabajo remoto que facilita la creación y la coordinación.  MeetingSphere One: Ayuda a los equipos remotos a llegar a resultados grupales durante conferencias telefónicas.

• Toma de decisiones: Ideaflip: Ayuda a equipos remotos a reafinar y dar forma a sus ideas.  Loomio: Fomenta discusiones inteligentes entre equipos y les ayuda a tomar decisiones inteligentes. Yabbu: Permite discusiones fluidas entre trabajadores remotos.

• Edición de documentos: Draft: Software líder de control de versiones, permite a un trabajador remoto u otro hacer cambios a un documento maestro, pero los cambios no se convierten en parte del documento final sin aprobación. Google Docs: permite a los trabajadores remotos editar en grupo un documento compartido.

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• Chat en grupo: Front; es una bandeja de entrada que los trabajadores remotos comparten. Las herramientas de comunicación a distancia más populares son: Slack y Skype. Twist ayuda a los trabajadores remotos a mantenerse enfocados durante conversaciones en línea.

• Videoconferencias: Amazon Chime: Mejora la calidad de audio y video para las reuniones en línea. Catch crea mensajes en video que desaparecen después de 24 horas a través de Google Chrome. Loom permite que los trabajadores compartan las pantallas de sus computadoras con otros en su equipo virtual.

• Reuniones en línea: Instant Agenda permite a los trabajadores remotos crear agendas, rastrear puntos de acción, registrar decisiones y encuestar a los asistentes. Lucid Meetings ayuda a los equipos remotos a programar horarios, enviar recordatorios de calendario, acordar un orden del día, registrar los elementos de acción y reunir las opiniones de los usuarios.

• Administración de contraseñas: Dashlane y Last Pass: Administra todas las contraseñas. Zoho Vault: gestor de contraseñas en línea para equipos.

• Asistentes virtuales: Moneypenny satisface las necesidades de los trabajadores remotos en cualquier momento y lugar. Virtual Employee y Zirtual son asistentes virtuales populares.

• Retroalimentación:  Officevibe permite una retroalimentación  honesta del equipo a distancia. Team Canvas ayuda a los equipos de trabajo remoto a resolver desacuerdos.

• Oficina virtual: Pukkateam permite a los miembros del equipo virtual ver el estado de cada uno en línea. Sococo: crea avatares en línea para trabajadores remotos que todos pueden ver. El software ofrece un lugar de encuentro para chatear.

• Gadgets útiles: Chatlinght es para el videochat. Rocketbook es un cuaderno mágico con conectividad digital que mejora la comunicación a distancia.  Sidecar permite a los trabajadores adjuntar tabletas a computadoras portátiles para funcionar como monitores adicionales.

Trabajar a distancia puede hacer que los trabajadores y sus gerentes sean mejores en sus trabajos y también puede hacerlos mejores personas. Esto nos permite aprender un nuevo estilo de comunicación y compartir, además permite conocer más gente y estar atento a sus necesidades. Hay que estar dispuestos a confiar en el trabajo de los trabajadores remotos.

Referencia: Lissette Sutherland y Kirsten Janene - Nelson. (2020) Trabajar juntos en cualquier lugar. getabstract. 12_trabajar-juntos-en-cualquier-lugar-sutherland-es-39713