Aspectos sobresalientes de la Auditoría del área de ventas

La función del área de ventas es planificar, ejecutar y controlar las actividades operativas de la empresa. Dado que se producirán algunos cambios en el proceso de realización del plan de ventas, el departamento de ventas debe monitorear y controlar constantemente las actividades, los temas anteriores tienen la mayor importancia porque en algunas entidades, son insuficientes para implementar los procedimientos de control de alguna manera.

Las auditorías de ventas se enfocan en el control de los objetivos organizacionales y los resultados de la rentabilidad de las ventas. La auditoría puede identificar áreas problemáticas y recomendar medidas a mediano y corto plazo.

Control Interno de ventas

1. Ventas al Contado: Una compra-venta al contado es una operación contractual, donde el pago de las mercancías recibidas se hace en el momento de la entrega. Muchas veces el pago al contado es objeto de alguna oferta en el precio de venta.
   1. No necesariamente el pago al contado se realiza en dinero en efectivo, ya que puede hacerse mediante cheque, tarjeta de débito o transferencia bancaria.
2. Ventas al Crédito: El control interno de ventas a crédito en plaza y fuera de plaza, fueron tratados en el renglón correspondiente al control para cada origen de entradas de cajas y bancos, por lo que veremos algunos trámites por ventas a crédito.
3. Registro en contabilidad: El departamento de contabilidad, con base en:
   1. copia u original de la factura,
   2. copia de la nota de remisión,
   3. copia del pedido del cliente,
   4. copia de la nota de salida del almacén,
   5. copia del talón de embarque o entrega
4. Ahora bien, las facturas originales se archivarán en el expediente de cada cliente. Ajustes a ventas y clientes: Estos ajustes pueden ser por devoluciones, rebajas y descuentos sobre ventas. A veces la mercancía no cumple con las expectativas del cliente.

Principios

Procedimientos de la auditoria de Ventas

1. Análisis de variaciones: Consiste en realizar la comparación de las cifras de un ejercicio contra las cifras del ejercicio precedente, para determinar las variaciones y efectuar su estudio tratando de encontrar las razones que las expliquen y justifiquen. Tratándose de ventas pueden formularse cuadros que muestren las variaciones obtenidas en los distintos artículos y en los distintos meses del ejercicio.
2. Revisión del período específico: Consiste en seleccionar un periodo cualquiera y revisarlo, verificando que la empresa haya cumplido las rutinas contables y de control interno establecidas para la facturación y registro de las ventas.
3. Corte de remisiones y facturas: Se refiere específicamente al corte de remisiones y facturas del periodo para fijar claramente la primera y última expedidas en el mismo, y determinar plenamente que las entregas de mercancías por ventas hayan quedado registradas en el ejercicio a que correspondan.
4. Cruce global contra cuentas por cobrar: Puesto que los cargos a las cuentas de clientes deben corresponder a ventas, se puede efectuar una prueba para verificar si las ventas del ejercicio o de un periodo más cortó, si corresponden con los cargos a dichas cuentas.
5. Prueba global de ventas: Es procedimiento es recomendable cuando la empresa opera un solo producto, o cuando operando varios cuenta con estadísticas de ventas por unidades. Si se conocen las cantidades vendidas en el ejercicio y así como el precio a que se venden y este no presento fluctuaciones serias, una simple multiplicación indicara con bastante aproximación el importe total de las ventas registradas.
6. Verificación de las operaciones aritméticas: Consiste en ratificar los cálculos que determinan el importe total asignado a los inventarios, es decir, verificar si las unidades de los inventarios multiplicadas por el costo unitario asignado arrojan el importe anotado y si las sumas de los importes dan efectivamente el saldo total de inventario.
7. Revisión de las cifras actualizadas: Cuando, como consecuencia de la aplicación del Boletín B-10 de la Comisión de Principios de Contabilidad, se hayan actualizado los valores del inventario, deberán aplicarse los procedimientos relativos para verificar la corrección de la actualización efectuada por la empresa.

Un director de ventas que aplique el método sugerido aumentará sus ganancias exitosas en la mayoría de los casos. Sin embargo, los problemas de desempeño a veces conducen a una revisión de todas las prácticas de gestión para determinar qué se debe cambiar y qué se debe mejorar. A esto se le llama revisión de ventas.