Análisis Organizacional

En la búsqueda de la eficiencia o la eficacia de una organización, es recurrente la necesidad de hacer un análisis de su funcionamiento, lo que también se hace imprescindible para lograr decisiones verdaderamente efectivas, que conduzcan al logro de los propósitos que las animan con eficacia y eficiencia, considerando siempre la protección del entorno medioambiental en que se ubica la organización.

Para realizar un análisis objetivo de la eficacia y/o eficiencia de la gestión organizacional, es necesario tomar en consideración todos los elementos que intervienen en el funcionamiento de la misma, a saber: actores o participantes, estructura social, metas y propósitos, tareas y tecnologías y medio ambiente.

• Actores o Participantes: Son individuos o grupos de individuos  que contribuyen al logro de los objetivos del sistema y obtienen beneficios por los resultados de la gestión organizacional.
• Estructura Social: Se definen como tal, las relaciones permanentes que existen entre los participantes de una organización.
• Propósitos y Metas: Resultados que persiguen lograr los participantes mediante el desarrollo de las tareas tecnológicas y el desempeño de la organización.
• Tecnología y Tareas: Como su nombre lo indica estas son los procesos de trabajo que permiten a la organización convertir sus entradas en salidas o resultados.
• Entorno: Contexto tecnológico, cultural y social en que se encuentra insertada la organización.

Una premisa insoslayable al acometer el análisis de una organización, es categorizar la misma a partir de sus características generales. Una de las clasificaciones mas utilizadas actualmente, divide los sistemas organizativos en tres categorías:

SISTEMAS RACIONALES: La organización se asume como una colectividad orientada a la consecución de objetivos muy específicos y cuyo comportamiento se rige por una estructura formalizada. Estos sistemas tienen una administración unitaria con una estructura jerárquica en extremo formalizada, cuyas tareas tecnológicas son la optimización (minimización/maximización), mediante árboles de decisión y procedimientos estándares de operación. Los sistemas racionales no toman en consideración la interacción con el entorno, ya que dado el alto grado de formalización de sus procesos, el medio ambiente no tiene una influencia significativa en sus estándares de comportamiento, sus resultados, su eficacia y su eficiencia.

SISTEMAS NATURALES: La organización se asume como una colectividad cuyos participantes tienen intereses múltiples y disimiles, existen fuerzas en conflicto y el consenso en la herramienta fundamental para la adopción de las decisiones. No obstante, a pesar de las contradicciones internas que se generan debido a los disimiles intereses de los participantes, todos ellos reconoce la importancia de perpetuar la organización como un recurso indispensable para alcanzar sus propósitos, formando coaliciones. En estos sistemas la dirección se ejerce de modo que se alternan los roles de acuerdo a las exigencias del entorno, dentro de una estructura mas emergente e informal, caracterizada por normas de pertenencia y códigos generales de comportamiento. En este tipo de sistema los objetivos son múltiples y conflictivos, por lo que para alcanzar los mismos las decisiones de adoptan por contingencia, buscando eficacia, mas que eficiencia, dando una importancia poco significativa al medio ambiente.

SISTEMAS ABIERTOS: Constituidos por organizaciones múltiples que interactúan dentro de un campo de actividad especifico, entre las cuales existen estrechos vínculos de colaboración en la adquisición y utilización de los recursos materiales y el entorno tiene una relevante incidencia en los resultados de la gestión organizacional. Estos sistemas se caracterizan porque en ellos interviene un alto número de participantes: accionistas, proveedores, empleados y masas de consumidores. En consecuencia, su estructura social esta significativamente permeada por el mundo exterior, sus creencias y preferencias, lo que condiciona que los objetivos del sistema sean la supervivencia y la legitimización en el entorno, a partir de una continuada adaptación a las exigencias del entorno, el cual tiene en estos sistemas un papel determinante.